Kontrola w firmie

Kiedy już zaczniesz prowadzić swoją firmę, musisz liczyć się z kontrolą. Wprawdzie prawdopodobieństwo, że akurat twoją firmę odwiedzą pracownicy różnych organów państwowych, nie jest wielkie, ale warto wiedzieć, kto, kiedy i dlaczego może cię skontrolować

Uprawnionych do prześwietlania przedsiębiorców organów państwowych jest kilkadziesiąt - począwszy od urzędów skarbowych i kontroli skarbowej, a skończywszy na inspekcji sanitarnej czy ochrony środowiska.

W praktyce większość przedsiębiorców najczęściej styka się z przedstawicielami dwóch instytucji - kontrolerów podatkowych oraz Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Reszta kontroli ma charakter specjalistyczny - firma budowlana może się zawsze liczyć z kontrolą nadzoru budowlanego, a producent żywności - inspekcji sanitarnej.

Ogólne zasady kontroli reguluje ustawa o swobodzie działalności gospodarczej. Co z niej wynika?

Kiedy i jak często?

Przede wszystkim przedsiębiorca musi być o kontroli powiadomiony wcześniej, tak aby mógł się do niej przygotować i uniknąć sparaliżowania działalności firmy. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej mówi, że kontrolerzy muszą powiadomić firmę przynajmniej na siedem dni przed swoją wizytą . A jeśli powiadomią, minie 30 dni i nie przyjdą - muszą przysłać jeszcze jedno zawiadomienie.

Od tej zasady są jednak liczne wyjątki, kiedy kontrolerzy mogą pojawić się w firmie bez zapowiedzi . Dotyczy to m.in ** kontroli przeprowadzanych przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów oraz **kontroli zwrotu VAT. W praktyce kontrolerzy mają pewien margines swobody - mogą wkroczyć do firmy bez uprzedzenia, jeśli jest to ** konieczne "dla przeciwdziałania przestępstwu" albo ** zapobiegają zatruciu środowiska. Nie trzeba dodawać, że kontrolerzy często powołują się na takie wyjątki, ale przedsiębiorca może z tym walczyć. Jak - o tym później.

Kontroler powinien mieć ze sobą upoważnienie do wszczęcia kontroli . Oprócz standardowych danych (imię i nazwisko kontrolera itd.) musi tam być "zakres przedmiotowy kontroli", czyli mówiąc po ludzku, powinno być opisane, co kontroler zamierza prześwietlić i sprawdzić. Ważne! Warto ten punkt przeczytać dokładnie, bo kontroler nie ma prawa kontrolować tego, do czego nie jest upoważniony. Jeśli na upoważnieniu jest napisane, że przyszedł badać podatek VAT, to nie powinien badać podatku dochodowego.

Ale są sytuacje, w których kontrolerzy mogą wejść bez upoważnienia. To tzw. kontrola na legitymację . Można ją przeprowadzić, gdy istnieje zagrożenie przestępstwem albo niebezpieczeństwo dla zdrowia lub środowiska naturalnego.

Ważne! Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej powiada, że przedsiębiorca może mieć w danej chwili tylko jedną kontrolę. To wyjście naprzeciw postulatom przedsiębiorców, którzy skarżyli się, że zbyt wiele kontroli naraz paraliżuje działalność firmy.

Niestety, od tej reguły istnieje znowu wiele wyjątków, m.in. dotyczą kontroli zwrotu VAT oraz sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu.

Każdy przedsiębiorca powinien prowadzić książkę kontroli . Wbrew pozorom nie jest to utrudnienie - książka ma służyć jako dowód, że właśnie prowadzona jest u nas kontrola, więc kolejna nie powinna wchodzić. Książkę można prowadzić w zwykłym zeszycie, można też ją przechowywać jako plik w komputerze.

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej jasno mówi, ile powinna trwać kontrola przedsiębiorcy:

** dla mikroprzedsiębiorcy (zatrudnia do 10 pracowników i osiąga przychody do 2 mln euro) - 12 dni roboczych;

** dla małego przedsiębiorcy (zatrudnia do 50 pracowników i osiąga przychody do 10 mln euro) - 18 dni roboczych;

** dla średniego przedsiębiorcy (zatrudnia do 250 pracowników i osiąga przychody do 50 mln euro) - 24 dni roboczych;

** dla pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Niestety, od tej zasady także są liczne wyjątki - nie mają limitu czasowego, np. kontrole prowadzone przez UOKiK oraz kontrole zwrotu VAT. Każdą kontrolę podatkową można poza tym przedłużyć, ale wymaga to uzasadnienia na piśmie.

Co może przedsiębiorca

Gdy przedsiębiorca ma więcej niż jedną kontrolę w tym samym czasie, kontrolerzy wchodzą bez upoważnienia, nie powiadamiają o kontroli wcześniej bądź przedłużają ją ponad wyznaczony w ustawie czas, przedsiębiorca może zgłosić tzw. sprzeciw . Składa się go na piśmie do urzędu, który kontrolę przeprowadza. Po wniesieniu sprzeciwu kontroler musi przerwać kontrolę do czasu rozpatrzenia go. Urzędnicy mają trzy dni na rozpatrzenie sprzeciwu. Jeśli go uwzględnią, to kontroler oczywiście odstępuje od kontroli. Tak samo musi zrobić, jeśli sprzeciw nie zostanie rozpatrzony w terminie. A jeśli zostanie odrzucony, to przedsiębiorca może jeszcze złożyć zażalenie, które jednak nie zatrzymuje kontroli.

Uwaga! Prawo do złożenia sprzeciwu nie przysługuje jednak we wszystkich przypadkach, np. wtedy, gdy kontrolerzy wchodzą, by zapobiec przestępstwu.

Kiedy kontrolerzy już wejdą do firmy, obowiązkiem przedsiębiorcy jest stworzenie im warunków do pracy. Nie znaczy, to oczywiście, że trzeba ich karmić i poić - chodzi o jakiś pokój, w którym mogliby przeglądać dokumenty. Nie trzeba dodawać, że trzeba udostępniać żądane dokumenty, oczywiście te, które mieszczą się w zakresie kontroli opisanym w upoważnieniu.

Po zakończeniu kontroli urzędnicy sporządzają z niej protokół , w którym umieszczają ustalenia kontroli. Przedsiębiorca ma oczywiście do niego wgląd - ma prawo też złożyć zastrzeżenia do protokołu, jeśli nie zgadza się z ustaleniami kontrolerów. Do zastrzeżeń tych kontrolerzy muszą się odnieść.

Następnym etapem kontroli jest wydanie decyzji . Oczywiście nie zawsze - jeśli w protokole jest napisane, że żadnych nieprawidłowości nie stwierdzono, to wydanie decyzji jest niepotrzebne. Od decyzji przedsiębiorca może się zawsze odwołać do organu wyższej instancji, a później do sądu. Jeśli zaś organ wyższej instancji nie istnieje - to od razu do sądu.