Koszty uzyskania przychodów

Co to jest koszt

Koszty uzyskania przychodów to coś, z czym przedsiębiorca ma do czynienia na co dzień już od pierwszego dnia prowadzenia firmy. Dzięki kosztom może zapłacić mniej podatku, bo to właśnie po odliczeniu kosztów od przychodu otrzymuje dochód, który potem podlega opodatkowaniu. Im więc koszty są wyższe, tym dochód, a za nim także podatek, są niższe. To dlatego fiskus bardzo bacznie przygląda się kosztom odpisywanym przez poszczególne firmy. I to właśnie dlatego koszty są bodaj największym polem konfliktów przedsiębiorców z urzędami skarbowymi.

Z pozoru wszystko wygląda bardzo niewinnie. Zgodnie z definicją zapisaną w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych "kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów". Niestety, w ustawie zapisano też odstępstwa od tej zasady. To zawarty w art. 23 katalog wydatków nieuznawanych za koszty. Bardzo obszerny katalog. Liczący przeszło 60, czasami mocno rozbudowanych, pozycji. Jakby tego było mało, często poszczególne wyłączenia budzą potężne spory interpretacyjne, bo są zapisane mało precyzyjnie, niejasno. To dlatego nasi przedsiębiorcy od lat dowodzą, że choć stawki podatkowe nakładane na dochody z działalności gospodarczej nie są może w Polsce drastycznie wysokie, ba, czasami wręcz konkurencyjne, jeśli porównać je ze stawkami stosowanymi w innych krajach, to jednak rzeczywisty poziom opodatkowania firm jest u nas wysoki. Po prostu polskie firmy nie mogą wrzucać w koszty wielu wydatków, które przedsiębiorcy w innych krajach w ramach kosztów sobie odpisują.

Z tego powodu nasi biznesmeni dość przychylnie patrzą na forsowany od pewnego czasu w Komisji Europejskiej pomysł ujednolicenia podstawy opodatkowania w podatkach od przedsiębiorstw w krajach unijnych. Dzięki temu firmy we wszystkich krajach działałyby na podobnych zasadach podatkowych (wedle jednakowego katalogu kosztów), a podatki dochodowe różniłyby się przede wszystkim wysokością stawek stosowanych przez poszczególne państwa (tu o ujednoliceniu jak dotąd nie ma mowy). Na razie jednak do tego ujednolicenia podstaw opodatkowania droga jeszcze daleka i nasze firmy muszą się borykać z polskimi zasadami odliczania kosztów. Co zatem mogą wrzucić w koszty?

Przede wszystkim wydatki na tzw. środki trwałe . Zgodnie z ustawą podatkową są to wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą (albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy), kupione lub wytworzone we własnym zakresie: ** budynki, budowle, lokale będące odrębną własnością, ** maszyny, urządzenia, środki transportu, ** inne przedmioty - jeśli ich przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok.

Druga ważna grupa kosztów podlegających odliczeniu od przychodu to wydatki na tzw. wartości niematerialne i prawne . Tu mieszczą się: ** spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego, ** spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego, ** prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, ** autorskie lub pokrewne prawa majątkowe, ** licencje, ** prawa do wynalazków, patentów, wzorów użytkowych, wzorów zdobniczych, znaków towarowych, ** wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how). Poszczególne wartości niematerialne i prawne można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli ich przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok. No i oczywiście, jeśli podatnik wykorzystuje je na potrzeby związane z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą.

Amortyzacja podatkowa

Amortyzacja to nic innego jak stopniowe wliczanie w koszty działalności firmy jej wydatków inwestycyjnych m.in. na maszyny, nieruchomości, technologie. W ramach amortyzacji co roku w koszty wrzuca się określony w ustawie podatkowej procent ich wartości. Jeśli więc stawka amortyzacyjna jakiejś maszyny (np. do zamykania słoi) wynosi 20 proc., to oznacza to, że wydatek na zakup takiej maszyny przedsiębiorca będzie wrzucał w koszty, czyli amortyzował, przez pięć lat. Korzysta na tym fiskus, bo firmy w danym roku mają na papierze niższe koszty, a wyższe zyski. Płacą więc wyższe podatki. Oczywiście do różnych wydatków przedsiębiorców przypisane są różne stawki amortyzacji. W przypadku budynków niemieszkalnych i budowli ta stawka to 2,5 proc., stawka amortyzacyjna dla kotłów i maszyn energetycznych to 7 proc., a dla maszyn do robót ziemnych, budowlanych i drogowych - 18 proc.

Amortyzowanie maszyny czy urządzenia według zapisanych w ustawie stawek to tzw. amortyzacja liniowa. Taką amortyzację można przyspieszyć jeśli np. budynki bądź budowle użytkowane są w pogorszonych bądź złych warunkach (są poddawane np. ciągłemu działaniu wody czy środków chemicznych, drganiom czy nagłym zmianom temperatury powodującym szybsze zużycie obiektów). To samo dotyczy maszyn, urządzeń i środków transportu używanych bardziej intensywnie niż przeciętnie (np. na trzy zmiany albo w ciężkim terenie) oraz maszyn i urządzeń poddanych szybszemu postępowi technicznemu (chodzi tu choćby o sprzęt komputerowy). W tych przypadkach "zwykłe" stawki amortyzacyjne modyfikowane są o pewne zapisane w ustawie współczynniki - są dzięki temu podwyższane. A wyższe stawki to właśnie przyspieszona amortyzacja, czyli krótszy okres przerzucania wydatku do kosztów.

Możliwa jest też tzw. amortyzacja degresywna. Cechą charakterystyczną tego rodzaju amortyzacji jest zmienna podstawa odpisów amortyzacyjnych, czyli wartości maszyny bądź urządzenia, od jakiej nalicza się amortyzację w danym roku. Podstawę tę w każdym roku pomniejsza się o sumę odpisów amortyzacyjnych z poprzedniego roku. Jeśli więc np. wartość początkowa maszyny wynosiła 100 tys. zł i była ona amortyzowana wedle stawki 20 proc., to w pierwszym roku odpis wyniósł 20 tys. zł. Przy amortyzacji degresywnej w kolejnym roku wartość maszyny określona zostanie na 80 tys. zł i przy zastosowaniu stawki 20 proc. w koszty będzie można wówczas wpisać 16 tys. zł. Co ciekawe, także tutaj stosowane są jednak współczynniki podwyższające stawkę amortyzacji.

Jest jeszcze amortyzacja wedle stawek indywidualnych. W tym przypadku ustawa nie określa procentowych stawek amortyzacji, lecz minimalny okres jej trwania dla danej maszyny czy urządzenia. Dla środków transportu, w tym samochodów osobowych, jest to 30 miesięcy, ale dla różnych maszyn i urządzeń w zależności od ich wartości początkowej może to być od 24 do nawet 60 miesięcy. Dla licencji na programy komputerowe oraz prawa autorskie są to 24 miesiące. Na tej podstawie można sobie wybrać indywidualną stawkę - jeśli więc okres amortyzacji ma wynosić 24 miesiące, to maksymalna roczna stawka amortyzacji wyniesie 50 proc.

Na szczególne preferencje amortyzacyjne mogą liczyć podatnicy, którzy rozpoczynają działalność gospodarczą oraz tzw. mali podatnicy (czyli tacy, u których przychody ze sprzedaży nie przekroczyły w poprzednim roku podatkowym kwoty stanowiącej równowartość w złotych 1,2 mln euro - w 2009 r. małym podatnikiem jest firma, której zeszłoroczne przychody ze sprzedaży nie przekroczyły 4 053 000 zł). Mają oni prawo do amortyzacji jednorazowej od wartości początkowej maszyn czy urządzeń (nie obejmuje ona samochodów osobowych). Muszą tylko pamiętać o limicie takiego jednorazowego wrzutu do kosztów - nie może on przekroczyć równowartości 100 tys. euro (338 000 zł) w roku podatkowym.

Którą z metod amortyzacji wybrać?

Która jest najlepsza? To zależy od potrzeb konkretnego przedsiębiorcy. Jeden będzie chciał jak najszybciej amortyzować, żeby możliwie najprędzej uwzględnić swój wydatek w kosztach. Choćby po to, żeby obniżyć swój podatek. Ale przedsiębiorcy, który ma straty, wcale nie musi na tym zależeć, bo jego koszty i tak przewyższają przychody, a szybka amortyzacja, czyli wpisanie w koszty wysokich sum, dodatkowo tę sytuację pogłębi. I może się okazać, że swojej straty nie zdoła ostatecznie rozliczyć podatkowo. Skorzystanie z jednorazowej amortyzacji może być korzystne dla przedsiębiorców na starcie, którzy ponoszą duże wydatki na inwestycje. Dzięki niej będą mieli wysokie koszty i w efekcie mogą wcale nie zapłacić podatku, a pieniądze, które by poszły na ten cel, mogą przeznaczyć np. na kolejne zakupy. Trzeba przy tym pamiętać o bardzo ważnej zasadzie, która wszystkim przedsiębiorcom pozwala jednorazowo wrzucić w koszty środki trwałe i wartości niematerialne o wartości do 3,5 tys. zł. Z tego względu zwłaszcza mali przedsiębiorcy powinni też rozważyć, czy bardziej opłaca im się zakup np. nowego komputera za 10 tys. zł, który będą musieli amortyzować, czy też lepiej kupić gorszy albo używany komputer za 3,2 zł i za jednym zamachem wpisać go w koszty. Jakby problemów z wyborem sposobu amortyzacji było mało, warto się jeszcze zastanowić nad zastąpieniem zakupu za gotówkę leasingiem, którego raty w całości można wpisać w koszty.

Tak czy inaczej, warto wiedzieć, że przedsiębiorcy mogą wybrać naliczanie odpisów amortyzacyjnych co miesiąc (wysokość odpisu ustala się, mnożąc wartość początkową amortyzowanego środka trwałego przez stawkę amortyzacyjną, dzieląc następnie to, co wyjdzie, przez 12), raz na kwartał lub raz na rok. I jeszcze jedno: wybór metody amortyzacji przez podatnika musi nastąpić przed rozpoczęciem dokonywania odpisów amortyzacyjnych, z dniem wpisania maszyny czy urządzenia do ewidencji lub wykazu środków trwałych.

Firma w domu

Wielu, zwłaszcza małych, przedsiębiorców decyduje się na prowadzenie firmy we własnym domu czy mieszkaniu. Dzięki temu odpadają im koszty najmu biura. Mało tego, część wydatków na mieszkanie mogą wrzucić w koszty prowadzenia działalności gospodarczej.

Na początku należy tu określić, jaką część mieszkania będzie stanowiła siedziba firmy, jej biuro. Najwygodniej jest przeznaczyć na nie oddzielne pomieszczenie, np. jeden z pokoi . Można wtedy precyzyjnie (na podstawie metrażu) określić proporcję powierzchni firmy do powierzchni mieszkania. Jeśli to niemożliwe, powierzchnię biura można określić np. jako jedną trzecią powierzchni mieszkania. Na tej podstawie do kosztów działania firmy można zaliczyć jedną trzecią (albo inny ułamek wyliczony na podstawie metrażu biura) wydatków na czynsz za mieszkanie. Opłaty za media, czyli prąd, wodę, ogrzewanie, najlepiej wliczyć w koszty na podstawie oddzielnych liczników przypisanych do części biurowej. Próba ich odliczenia na podstawie udziału biura w powierzchni całego mieszkania może być kwestionowana przez urząd skarbowy, który może dowodzić, że np. na biuro nie musi przypadać tak duże zużycie wody jak na część mieszkalną. Z kolei zużycie prądu w części biurowej może być wyższe niż w części mieszkalnej.

Jeśli chodzi o telefon, to oczywiście najlepiej byłoby podciągnąć do biura oddzielną linię. Wtedy nie ma problemów z odsianiem rozmów służbowych od prywatnych. To jednak oznacza dodatkowe koszty, poza tym nie zawsze jest wykonalne z przyczyn technicznych. Jeśli więc w celach służbowych przedsiębiorca będzie wykorzystywał prywatny, domowy telefon, do kosztów swojego przedsiębiorstwa zaliczy rozmowy wskazane na podstawie billingów. W takim przypadku wydatków na zakup telefonu, jego montaż i abonament nie zaliczy już jednak do firmowych kosztów uzyskania przychodu.

Do kosztów firmy możne natomiast zaliczyć wydatki na remont części biurowej mieszkania, jej malowanie, tapetowanie, wymianę podłogi, okien, drzwi, instalacji elektrycznej, montaż rolet czy żaluzji. Kosztem będzie też zakup wyposażenia takiego biura - w meble, sprzęt komputerowy, dywany czy kwiaty doniczkowe. Prawda, że wygląda to całkiem atrakcyjnie? Trudniej może być np. z drogimi obrazami zakupionymi do wystroju biura - tu fiskus może uznać, że podatnik przeholował, że brak mu umiaru i tak naprawdę chodziło mu o podpompowanie kosztów. Może też uznać, że był to wydatek na tzw. reprezentację, a ten już kosztem nie jest. I może zakwestionować wrzucenie takiego wydatku w koszty. Do kosztów można za to zaliczyć część wydatków na zakup mieszkania przypadającą na powierzchnię siedziby firmy.